Software estándar o a medida: cómo elegir sin arrepentirse

Es una de las preguntas que más nos hacen: «¿compramos un software estándar o encargamos el desarrollo de uno propio?». No hay una respuesta universal, pero sí una buena manera de planteárselo.

Cuándo basta un software estándar

Un software estándar (un CRM, una herramienta de facturación, un ERP del mercado) suele ser la opción correcta cuando:

• sus procesos son estándar: se parecen a los de la mayoría de las empresas de su sector;
• la herramienta cubre lo esencial de sus necesidades sin malabarismos;
• necesita arrancar rápido, con un presupuesto inicial limitado;
• nadie en su equipo esquiva la herramienta con hojas de cálculo paralelas.

En ese caso, desarrollar un software a medida sería reinventar lo que ya existe.

Cuándo se impone el software a medida

El software a medida cobra sentido cuando la herramienta tiene que adaptarse a lo que le diferencia:

• sus procesos son específicos: su forma de producir, de vender o de hacer el seguimiento de un expediente no encaja en las casillas estándar;
• los parches se multiplican: archivos de Excel paralelos, datos introducidos dos veces, copiar y pegar entre herramientas;
• las licencias cuestan cada vez más a medida que crece el equipo, por funcionalidades que no utiliza;
• la integración con sus otras herramientas es imposible o frágil;
• sus exigencias de seguridad o de confidencialidad van más allá de lo que ofrece la herramienta.

Dos ejemplos reales, de proyectos dirigidos por nuestro fundador, Anass Chabbab, en sus puestos anteriores. En Innova Home, en Marruecos, los pedidos se gestionaban en papel y en hojas de cálculo. Un software a medida que cubre toda la cadena, del pedido a la factura, permitió ahorrar más del 50 % del tiempo dedicado a cada pedido. Para un bufete de abogados de Sídney, un CRM/ERP a medida y seguro, disponible en escritorio, iOS y Android, redujo el tiempo de tramitación un 40 %.

La tercera vía: combinar ambos

No tiene por qué ser lo uno o lo otro. A menudo, la mejor solución es mantener un software estándar para las partes estándar, la contabilidad por ejemplo, y desarrollar a medida lo que le es propio: un módulo específico de su actividad, un portal de clientes, automatizaciones o integraciones que hacen circular los datos entre herramientas.

Cinco preguntas que debe hacerse

1. ¿Qué parte de su proceso es realmente estándar? Si es la gran mayoría, empiece por un software estándar.
2. ¿Cuánto le cuestan sus parches actuales? El tiempo dedicado a volver a introducir datos y a mantener hojas de cálculo tiene un costo real, a menudo subestimado.
3. ¿Cuál es el costo total a varios años? Compare las licencias, y cómo evolucionarán con el tiempo, con el costo de desarrollo y de mantenimiento, no solo con el precio de partida.
4. ¿De quién serán el código y los datos? Con un software a medida, son suyos. Con un software estándar, revise las condiciones de salida.
5. ¿Cómo evolucionará su actividad? Una herramienta que hoy le sirve puede frenarle mañana.

En resumen

La buena elección es la que está al servicio de sus procesos, y no al revés. Una auditoría permite decidir con objetividad: analizamos cómo trabaja y cuánto le cuestan sus parches, y después le recomendamos la solución más sencilla que funcione, aunque sea un software estándar.

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