Cómo elegir un ERP: método de selección en 6 pasos

Sus hojas de cálculo ya no dan abasto, los pedidos se registran dos veces y nadie confía en las cifras del inventario. La decisión está tomada: necesita un ERP (sistema de planificación de recursos empresariales). Ahora viene lo difícil, porque cada demo de proveedor parece convincente y todos los folletos prometen lo mismo.

Esta guía explica cómo elegir un ERP con un método, y no por intuición. Seis pasos lo llevan de sus propios procesos a un contrato firmado del que podrá salir si lo necesita. Al final encontrará una matriz de puntuación para comparar las opciones entre sí, y las preguntas que conviene hacer antes de firmar.

Antes de empezar: ¿quién elige y con qué criterio?

Un ERP abarca ventas, compras, inventario, producción, facturación y contabilidad. Elegirlo en solitario, solo desde el área de TI o solo desde finanzas, es la forma más segura de comprar una herramienta que media empresa terminará esquivando.

Forme un pequeño equipo de selección: un patrocinador de la dirección que decide, una persona de cada área implicada y alguien que conozca sus herramientas y datos actuales. Antes de reunirse con cualquier proveedor, acuerden dos cosas: la fecha en la que quieren decidir y quién tiene la última palabra si el equipo no se pone de acuerdo.

Cómo elegir un ERP: el proceso de selección en seis pasos

1. Describa sus procesos y defina lo imprescindible

Parta de cómo funciona realmente su empresa, no de una lista de funcionalidades. Siga un pedido real desde el primer contacto hasta el cobro, y anote cada paso, cada documento y cada persona que interviene. Haga lo mismo con las compras y el cierre mensual.

Después, clasifique sus necesidades en tres columnas:

• Imprescindible: sin ello, el ERP no sirve (por ejemplo, facturar en varias monedas o rastrear lotes ante una retirada de producto).
• Importante: ahorra tiempo de verdad, pero existe una alternativa.
• Deseable: comodidades, útiles para desempatar entre dos opciones parecidas.

Este documento breve es la columna vertebral de toda la selección. Si quiere ir más lejos, nuestro método para redactar un documento de requisitos de software explica cómo convertirlo en una especificación a la que los proveedores puedan responder con precisión.

2. Preseleccione de tres a cinco opciones por tres vías

Hay tres maneras de obtener un ERP, y conviene examinar las tres antes de acotar:

• Estándar: un producto del mercado, configurado según sus parámetros. Se pone en marcha rápido, pero es usted quien se adapta a su lógica.
• Adaptado: un producto estándar, ampliado con módulos o conexiones específicas donde sus procesos son distintos.
• A medida: un software diseñado en torno a sus procesos, que le pertenece. Encaja en empresas cuya forma de trabajar es su ventaja.

Nuestro artículo sobre software estándar o a medida le ayuda a ver qué vía se ajusta a su caso. Quédese con un máximo de tres a cinco candidatos: más allá, las demos se confunden y el equipo se cansa.

3. Pida demos con guion basadas en sus propios escenarios

Una demo estándar muestra lo que el producto hace mejor. Una demo con guion muestra si hace lo que usted necesita. Envíe a cada proveedor preseleccionado los mismos dos o tres escenarios, sacados del paso 1, con sus propios datos de ejemplo: un pedido típico, una excepción complicada (una entrega parcial, una devolución, una nota de crédito) y un informe mensual.

Durante la demo, pida al proveedor que ejecute cada escenario en directo y deje que sus usuarios tomen el control unos minutos. Anote cuántas pantallas y clics requiere cada tarea, qué requiere una solución alternativa y qué está solo «en la hoja de ruta». Una función prometida para más adelante no es una función que usted esté comprando.

4. Compare el costo total a varios años

El precio de la licencia o de la suscripción es solo una línea del presupuesto. Compare el costo total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) en un mismo periodo, por ejemplo cinco años, e incluya:

• licencias o suscripciones, y cómo crecen con el número de usuarios o sedes;
• puesta en marcha, configuración y posibles desarrollos específicos;
• integraciones con sus demás herramientas, mediante API (interfaz de programación de aplicaciones) u otros medios;
• migración de datos, formación y el tiempo que su propio equipo dedica al proyecto;
• soporte, alojamiento y actualizaciones de versión.

Pida a cada proveedor que complete la misma tabla, para comparar lo comparable. Una vía que parece cara el primer año puede resultar más barata a cinco años, y lo contrario es igual de frecuente.

5. Verifique las referencias y al socio de implementación

Pida a cada finalista dos o tres referencias de empresas parecidas a la suya en tamaño y sector, y llámelas usted mismo. Preguntas útiles: ¿qué tardó más de lo previsto? ¿Qué harían de otro modo? ¿Cómo responde el soporte cuando algo falla?

Fíjese tanto en las personas que implementarán el ERP como en el producto. ¿Quién trabajará exactamente en su proyecto? ¿Lo han hecho ya con una empresa como la suya? ¿Cómo gestionan un cambio de alcance en pleno proyecto?

6. Revise las condiciones de salida antes de firmar

El mejor momento para planificar la salida es antes de entrar. Lea el contrato con estas preguntas en mente:

• ¿A quién pertenecen sus datos y en qué formato puede exportarlos todos, en cualquier momento?
• ¿Qué preaviso se exige para rescindir y qué ocurre después con sus datos?
• ¿Cómo se regulan las subidas de precio en la renovación?
• En un ERP a medida: ¿de quién es el código fuente y se le entrega con su documentación?

Estos puntos dependen del contrato y de la ley del país que lo rige. Este artículo solo ofrece orientaciones prácticas: pida a su abogado que revise el contrato antes de firmarlo.

Criterios de selección de un ERP: la matriz de puntuación

Terminadas las demos, puntúe cada opción del 1 (deficiente) al 5 (excelente) en cada criterio y multiplique por su peso. Ajuste los pesos a sus prioridades antes de puntuar, no después.

Ejemplo ilustrativo (cifras ficticias)

Criterio	Peso	Opción A	Opción B	Opción C
Ajuste a sus procesos imprescindibles	30 %	4	3	5
Facilidad de uso en las demos con guion	20 %	3	4	4
Costo total a cinco años	20 %	4	3	2
Integraciones con sus herramientas	10 %	3	4	4
Socio de implementación y referencias	10 %	4	3	3
Condiciones de salida y propiedad de los datos	10 %	2	4	5
Puntuación ponderada	100 %	3,5	3,4	3,9

En este ejemplo, la opción C gana por ajuste y condiciones de salida pese a un costo mayor. La matriz respalda la decisión, pero no la toma. Si dos puntuaciones están próximas, vuelva a sus notas de las demos con guion y a lo que le dijeron las referencias.

Una buena elección, en la práctica

En Innova Home, en Marruecos, los pedidos se gestionaban en papel y en Excel. El proyecto, dirigido por nuestro fundador en un puesto anterior, los sustituyó por una sola herramienta y ahorró más del 50 % del tiempo dedicado a cada pedido. La lección para su propia selección: juzgue cada opción según el recorrido real de sus pedidos, como en el paso 1, y no según una lista de funciones. Encontrará los detalles en el caso práctico de Innova Home, y verá cómo abordamos estos proyectos en nuestra página de experiencia en ERP.

Elegir es solo la mitad del trabajo. Una vez tomada la decisión, nuestra guía para implementar un ERP en una pyme sin frenar la actividad toma el relevo, desde la migración de datos hasta la puesta en marcha por etapas.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los criterios de selección de un ERP más importantes?

Lo primero es el ajuste a sus procesos imprescindibles: si un ERP no resuelve su flujo principal de pedidos o de producción, los usuarios acabarán esquivándolo, tenga las cualidades que tenga. Después vienen la facilidad de uso, el costo total a varios años, las integraciones con sus herramientas existentes, la calidad del socio de implementación y las condiciones de salida. Pondérelos según sus prioridades antes de las demos, para que las puntuaciones no se ajusten después a un favorito.

¿Existe un ERP para pymes?

Sí. Muchos ERP están pensados para pequeñas y medianas empresas (pymes), a menudo con suscripción mensual y módulos que se añaden a medida que la empresa crece. Para una empresa pequeña, el riesgo no es tanto el tamaño del producto como su complejidad: elija uno que su equipo pueda usar sin un consultor en cada paso. A veces, un CRM y un software contable bien elegidos y bien conectados bastan por ahora.

¿Cuántos proveedores incluir en una comparativa de ERP?

De tres a cinco en la preselección, y dos o tres en las demos con guion. Con menos, no tiene con qué comparar; con más, el equipo pierde el hilo. Asegúrese de que la preselección cubra las vías que tienen sentido para usted: estándar, adaptada o a medida.

En resumen

Elegir un ERP empieza por sus procesos, no por los productos. Defina lo imprescindible, preseleccione unas pocas opciones por las tres vías, pruébelas con sus propios escenarios y compare el costo total a varios años. Verifique las referencias, el equipo de implementación y las condiciones de salida antes de firmar, y use una matriz ponderada para que la elección quede clara para todos.

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